The Story

  • Sandy Pittman

    United Parcel Service Oasis Supply Corp (UPS), V.P., Enterprise Program Management Office

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Problématique

Des niveaux de croissance sans précédent font émerger de nouveaux obstacles. Pour UPS, le plus grand défi était de décider dans quels domaines investir, où retirer des investissements et comment gérer tous ces financements. La nécessité d'améliorer la gouvernance plutôt que de l'élargir reflétait le besoin global d'une solution pour aligner durablement l'ensemble des portefeuilles.

Solution

Il fallait à UPS une plateforme technologique qui lui donne les moyens non seulement de mieux gérer ses projets, mais aussi d'agréger différents points de vue, de gérer son plan capacitaire et de planifier des scénarios. En consolidant ses différents outils dans la solution Planview de gestion stratégique de portefeuilles, UPS a atteint de nouveaux niveaux de gouvernance et de visibilité qui lui permettent aujourd'hui de répondre à toutes les questions essentielles.

« Nous sommes arrivés à un stade où ce type de plateforme est indispensable à notre organisation. Je ne considère pas Planview® Portfolios et Planview® ProjectPlace comme des applications distinctes. C'est bel et bien d'une plateforme qu'il s'agit, avec des capacités à la hauteur de nos enjeux. »

– SANDY PITTMAN, VICE PRESIDENT EPMO, UPS

À PROPOS D'UPS

Longue de plus de 115 ans, l'histoire d'UPS est celle d'une réinvention constante. L'entreprise livre plus de 25 millions de colis par jour dans plus de 220 pays et territoires.

Surtout connue pour ses camions de livraison marron, elle ne se contente pas de livrer des colis. Il s'agit d'une véritable entreprise de chaîne d'approvisionnement et de logistique. En effet, UPS offre une large gamme de services, comme le transport, la distribution, la logistique contractuelle, le courtage en douane, l'assurance et le financement.

La volonté de se réinventer et de se surpasser fait partie intégrante de la culture de l'entreprise. C'est ce que le fondateur Jim Casey nomme « insatisfaction constructive ».

LE DÉFI : RÉDUIRE LES DÉPENSES, AMÉLIORER L'EFFICIENCE ET PILOTER LA STRATÉGIE

UPS a connu une croissance fulgurante ces dernières années. En 2022, l'entreprise a atteint un chiffre d'affaires de 100 milliards de dollars. Le défi consiste maintenant à déterminer comment investir efficacement les ressources et comment gouverner les investissements pour atteindre les objectifs stratégiques.

Vice President EPMO d'UPS, Sandy Pittman a identifié six catégories impactées par cette croissance : la prise de décision, la gouvernance, l'alignement et la priorisation des portefeuilles, la visibilité, les ressources et la complexité de la transformation. La gouvernance a pris de plus en plus de poids au fur et à mesure que l'organisation se développait. Cependant, gouverner une organisation en pleine expansion et au fonctionnement aussi complexe était très difficile. À un moment donné, UPS comptait 28 comités impliqués dans la prise de décisions concernant le financement.

Tout le monde se demandait alors comment dépenser moins d'argent et gagner en efficacité, tout en atteignant les objectifs stratégiques. Relevant de différents groupes et de différents collaborateurs, les décisions de financement étaient à la fois documentées dans SharePoint, des feuilles de calcul Excel, des PowerPoint, sur un site web interne et... sur des serviettes de table.

Un jour, le président des business units américaines a demandé à Sandy Pittman : « Si nous devions examiner, pour cette année et les deux années à venir, tous nos projets qui auront un impact sur nos business units aux États-Unis, qu'est-ce que cela donnerait ? Combien de projets avons-nous ? À combien s'élèvent nos dépenses ? »

Sandy Pittman a alors reconnu : « Pour répondre, il me faudrait passer 100 coups de fil, consulter 30 feuilles de calcul et plusieurs bases de données, aller sur notre site web et accéder à SharePoint. Le temps de le faire, les informations partagées pourraient déjà être obsolètes. »

Mais pour réduire toute cette complexité, améliorer la gestion de projets ne suffirait jamais. Il fallait à UPS une solution technologique aux capacités avancées.

LA SOLUTION : UN ÉCOSYSTÈME ROBUSTE POUR TRANSFORMER LES IDÉES EN IMPACT

UPS avait besoin d'une plateforme technologique qui lui permettrait de mieux gérer ses projets, d'agréger différents points de vue, de gérer son plan capacitaire et de planifier des scénarios. Les cadres manquaient de tableaux de bord et de rapports en quasi-temps réel pour éclairer la prise de décisions.

Né de la nécessité d'aligner, d'agréger et de synchroniser la prise de décision et le financement dans l'ensemble de l'entreprise, le partenariat d'UPS avec Planview a débuté en 2019.

« Nous ne nous sommes pas associés à Planview uniquement pour bénéficier d'une meilleure méthode de gestion de projets », rapporte Sandy Pittman. UPS a commencé par relier ses outils financiers à Planview, ce qui a permis de gagner en structure et en visibilité au niveau des décisions de financement. Ensuite, le déploiement a été étendu. Planview est rapidement devenue la plateforme de référence pour toutes les décisions de financement. « Si vous n'utilisez pas Planview, vos efforts risquent de ne pas être financés et les ressources, de ne pas être attribuées. »

« Nous sommes arrivés à un stade où ce type de plateforme est indispensable à notre organisation. Je ne considère pas Planview® Portfolios et Planview® ProjectPlace comme des applications distinctes. C'est bel et bien d'une plateforme dont il s'agit, avec des capacités à la hauteur de nos enjeux. »

LES RÉSULTATS : PLUS DE VISIBILITÉ ET UNE PRISE DE DÉCISION ÉCLAIRÉE

UPS dispose maintenant d'un référentiel unique qui lui permet de planifier sa stratégie et ses investissements, d'assurer la transparence du processus d'exécution, de gérer ses investissements et de soutenir la gouvernance de l'entreprise. En outre, la solution Planview aide l'entreprise à s'améliorer en continu, c'est-à-dire à pratiquer « l'insatisfaction constructive » et à s'efforcer de progresser.

Aujourd'hui, les questions globales trouvent de bien meilleures réponses. La direction a accès en quasi-temps réel à l'état d'avancement des initiatives et peut rapidement déterminer si elles sont sur la bonne voie, en retard ou en avance par rapport au calendrier. Elle gagne du temps puisqu'elle ne doit plus rassembler des données issues de différentes sources. Les cadres peuvent désormais se concentrer sur la réalisation des objectifs et décider de poursuivre, de réorienter ou d'intensifier leurs efforts. La solution Planview de gestion stratégique de portefeuilles leur permet de poser les questions essentielles et d'obtenir des réponses satisfaisantes.

LA SUITE : GAGNER EN VISIBILITÉ SUR LES INVESTISSEMENTS EN TEMPS ET EN RESSOURCES

À l'avenir, UPS prévoit d'ajouter la gestion des ressources et le suivi des temps aux capacités actuellement gérées dans Planview. Pour l'instant, l'entreprise continue de tirer profit d'une plateforme conçue pour gérer la complexité des entreprises multinationales. Elle peut non seulement mieux conduire ses projets, mais aussi aligner, agréger et synchroniser la prise de décision et le financement dans l'ensemble de l'organisation.

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